7 méthodes pour créer un espace de travail collaboratif en ligne

Depuis quelque temps, de nombreuses personnes ont commencé à travailler pratiquement depuis leur domicile, et ce, à cause de la crise sanitaire. La situation a automatiquement accru le besoin d’outils de collaboration pour améliorer la socialisation générale et le travail collaboratif.
Bien qu’il existe de nombreux logiciels prêts à installer, il peut être difficile d’en trouver un qui complète le flux de travail de votre équipe. Dans certains cas, en créer un à partir de zéro peut être une meilleure option. Alors si vous souhaitez découvrir comment créer un espace de travail collaboratif en ligne personnalisable pour votre équipe, vous êtes au bon endroit. A travers cet article, vous allez découvrir les 7 méthodes pour créer un espace collaboratif en ligne.

Fixer des objectifs clairs

L’espace de travail en ligne a besoin d’objectifs spécifiques pour fonctionner correctement. Ils aident les membres à être motivés et à concentrer leur attention sur l’accomplissement des tâches. À la fin d’un projet, les objectifs agissent comme une liste de contrôle pour évaluer la performance.
Vous vous demandez sûrement comment vous pouvez le faire Alors, afin de fixer les objectifs de votre projet, posez-vous les questions suivantes :

• Quoi ? Décris le résultat souhaité du projet.
• Pourquoi ? Répond aux raisons pour lesquelles votre organisation devrait lancer le projet.
• Comment ? Répertorie les ressources du projet, y compris le personnel, les matériaux, l’infrastructure et les méthodes pour réaliser le « quoi ».
• Quand et où ? Détermine les dates de début et de fin du projet et où le résultat aura lieu.

Configurer le site Web

Vous voulez savoir comment obtenir le meilleur site Web d’espace de travail collaboratif ? Alors cliquez ici ! Vous aurez accès à des solutions rapides, sécurisées et riches en fonctionnalités.

Nous vous proposons donc quelques idées de projets collaboratifs à mettre sur votre site web :

• Un lieu central pour votre entreprise qui contient des informations logistiques, le calendrier des événements, des nouvelles et un forum.
• Un référentiel d’informations qui permet des mises à jour de contenu collaboratives, telles que la création et l’évaluation d’un guide de projet.
• Une documentation de l’entreprise sur le site Web
• Une planification des travaux qui héberge des liens, des ressources et des détails sur les travaux en cours.
• Une planification du travail
• Y’a pas que ça, vous pouvez penser à d’autres idées qui correspondent à la nature de votre activité.

Personnaliser le site Web

Une fois que vous savez quoi inclure sur votre site Web, personnaliser ses paramètres et son apparence.
Tout d’abord, configurez les paramètres de votre plateforme. Commencez par les paramètres généraux pour modifier le titre du site, le slogan et le fuseau horaire.

Passez aux paramètres de lecture pour configurer les affichages de la page d’accueil et les publications. Si vous souhaitez que le site reste accessible uniquement aux membres, désactivez la visibilité du moteur de recherche.

Ensuite, personnalisez votre thème. Votre plateforme vous propose des milliers de thèmes pour de nombreuses catégories.

Investir dans des outils de collaboration

Le type d’outil de collaboration dépend de votre secteur d’activité. Mais généralement, vous devriez disposer d’un logiciel pour la communication avec les membres, la gestion de projet, le partage de fichiers et l’organisation de documents.

Pour répondre à vos besoins, WordPress par exemple propose divers plugins de collaboration. Nous avons WP Project Manager pour la gestion des tâches et PublishPress Revisions pour planifier ou approuver les révisions.

En dehors des plugins WordPress, envisagez d’installer d’autres logiciels comme Slack, une application de messagerie et Google Workspace pour activer de nombreux outils gratuits, notamment Drive, Docs et Meet.

Ajouter du contenu informatif

Tous les projets ne nécessitent pas le même type de contenu informatif. Par exemple, les sites Web de bases de données d’informations n’auront besoin que d’un contenu similaire aux articles de blog. Pendant ce temps, les sites de planification du travail ont besoin d’un espace pour des conversations animées, vous devrez donc peut-être installer des plugins de forum comme ForumWP.

Pour créer un contenu pertinent, rassemblez les questions fréquemment posées par les membres et compilez les réponses sur le site Web. Cela aidera à les guider à tout moment.

Partager avec vos collègues

Il existe plusieurs rôles à attribuer aux collègues sur la plateforme choisie pour la création de votre site web, notamment :

• Administrateur : A la pleine propriété des pages ou des publications du site Web, des paramètres et des plugins. Ce rôle peut aussi tout supprimer.
• Éditeur : Possède des rôles liés au contenu, tels que la publication, la gestion des balises et des catégories et la modération des commentaires.
• Auteur : Modifie, publie et supprime ses propres publications.
• Donateur : Modifie leurs messages mais n’a pas le pouvoir de les publier.

Surveiller le site Web

Votre site Web contient des données précieuses et secrètes. En cas de panne, vous devrez peut-être faire face à des problèmes de sécurité et à des coûts commerciaux importants, notamment une perte de temps et de ressources humaines.

Pour éviter ces problèmes, gardez un œil sur la disponibilité, la vitesse et la stabilité du site Web. Surveillez également les sauvegardes, les mises à jour et la sécurité. De nombreux hébergeurs proposent une maintenance automatisée du site Web, mais contactez-les si vous avez du mal à résoudre les problèmes vous-même.

Maintenant, et avec les nombreuses options d’outils de collaboration vous savez comment créer votre espace de travail collaboratif en ligne. Alors, envisagez de créer le vôtre. Surtout lorsqu’aucune option disponible ne correspond à vos besoins.

De nos jours, les sites Web sont faciles à configurer et à personnaliser puisque les plateformes disponibles fournissent de nombreux plugins et thèmes pour répondre à vos besoins.

Nous espérons que ce guide vous aidera à améliorer le flux de travail de votre équipe, surtout lorsqu’il s’agit de bosser en ligne à l’ère de la Covid-19.

Très bon courage à tous !