Le monde VUCA et ce qu’il change dans votre vie de manager

Depuis la crise du COVID, le terme de “monde VUCA” est devenu courant dans le milieu du management. Beaucoup se réfèrent à ce système pour adapter leur entreprise à un nouvel environnement, plus instable et complexe. Comment définir un monde VUCA, et comment peut-il vous aider à manager votre entreprise plus efficacement ? Je vous explique tout dans cet article.

• Dans cet article
• Qu’est ce qu’un “monde VUCA” ?
• Définition du VUCA, point par point
  • Volatilité
  • Incertitude
  • Complexité
  • Ambiguïté
• Manager efficacement avec le VUCA, point par point
  • Planifier ses projets
  • Rester Agile
  • Prendre du recul
  • Tirer parti du désordre
• Que retenir du VUCA et de son utilité en management ?

Qu’est ce qu’un “monde VUCA” ?

VUCA est un acronyme qui signifie « Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity” (Volatilité, Incertitude, Complexité et Ambiguïté). Il s’agit d’un outil de planification développé par l’armée américaine en 1998. Il a pour but de clarifier les enjeux de la société moderne pour s’y adapter avec efficacité.

Définition du VUCA, point par point

Chaque étape pose un problème et invite à travailler sur une solution. Attention cependant : chacun de ces éléments permet d’isoler un imprévu, mais pour une bonne stratégie de management, il faut saisir le monde VUCA dans son ensemble.

Volatilité

La Volatilité implique qu’un management planifié à trop long terme se heurte à de nombreuses contraintes. Les raisons sont multiples : crises financières, changements climatiques, instabilité politique, évolution des mœurs… Prédire l’évolution des marchés est devenu hasardeux, même pour les grandes entreprises.

Mais c’est aussi une opportunité d’évoluer très rapidement, et beaucoup d’entreprises sont devenues incontournables en quelques années. On peut citer Uber ou Amazon, la montée en puissance des réseaux sociaux, l’intelligence artificielle, les crypto-monnaies…

Dans un monde volatile, un manager averti doit rester à l’écoute des nouvelles tendances et des innovations. Il faut être rapide dans ses prises de décision et inventer de nouvelles manières d’aborder les défis.

Incertitude

Dans le VUCA, l’incertitude est clairement définie : on ne peut pas prévoir les évènements à venir. Ce principe fait suite au problème de Volatilité et de ses incertitudes. Que ce soit pour un projet ou des investissements, rien ne permet d’assurer que vos efforts porteront leurs fruits. Un bon exemple sont les entreprises qui ont lancé de grands projets juste avant la crise du COVID.

Dans la monde de l’entreprenariat, impossible d’échapper à l’incertitude, mais on peut s’en prémunir. Le meilleur moyen est d’investir du temps dans la recherche de données et de réfléchir à des plans B.

Un bon manager doit aussi se rappeler qu’il ne peut pas tout contrôler. Il doit savoir réagir positivement en situation de crise, pour son bien et celui de son équipe.

Complexité

Dans le VUCA, la complexité fait référence à des situations ou des événements interconnectés.

Chaque nouveau facteur peut entraîner des problèmes spécifiques. Une situation complexe conduit à des résultats imprévisibles, des ralentissements et des investissements inutiles.

La complexité apparaît très vite dans une entreprise. Elle peut dépendre de nombreux facteur :

• Tâche partagée par plusieurs équipes
• Import/export dans des zones géographiques difficiles
• Coordination d’équipes internationales avec fuseaux horaires différents
• Gestion de Freelances mal informés…

La Complexité a tout de même ses avantages. C’est dans ce contexte qu’on peut repérer les meilleurs éléments d’une team.

Il s’agit aussi d’un challenge pour le chef d’entreprise qui doit éliminer ces obstacles un à un pour réussir ses projets. Triompher de situations complexes est un vrai boost pour l’estime de soi et l’esprit d’équipe.

Ambiguïté

L’ambiguïté est la difficulté de prendre une décision en l’absence d’informations claires.

Elle peut venir d’une mauvaise communication ou d’événements inconnus et imprévisibles. Dans le management moderne, il suffit d’un appel en retard ou d’un mail perdu dans les spams pour créer des situations ambiguës. La barrière de la langue est aussi un problème courant.

Le danger est de retarder des décisions importantes, ou au contraire d’investir dans un projet qui sera rejeté.

Avec un bon management, on peut facilement protéger son entreprise de l’ambiguïté. Il s’agit d’être toujours clair dans ses consignes et de ne jamais hésiter à expliquer son projet.

C’est d’autant plus important avec des Freelances qui travaillent à distance.

Manager efficacement avec le VUCA, point par point

Le monde VUCA permet de poser le problème de diriger son entreprise avec les enjeux modernes.

Mais comment répondre à ces défis ?

Il existe plusieurs pistes à explorer :

Planifier ses projets

Chaque jour, il faut prendre le temps de planifier ses tâches pour définir des actions claires. L’enjeu est d’investir intelligemment son temps et son budget.

Cette planification doit aussi prendre en compte les éléments du VUCA et éviter d’être trop rigide.

Pour une bonne planification, vérifiez régulièrement que chaque équipe suit les bonnes consignes et restez à l’écoute des actualités. Il faut aussi essayer de prévoir l’impact de nouvelles technologies dans votre marché.

Rester Agile

La méthode Agile est sans doute la meilleure réponse aux défis d’un monde VUCA.

L’agilité en entreprise permet de réagir rapidement aux problèmes grâce à sa gestion de projets en étapes (Sprints).

Ce système permet de rester flexible et de vous adapter aux situations difficiles.

Grâce aux cycles courts et aux feedbacks, l’équipe peut aussi corriger les ambiguïtés et diminuer les incertitudes d’un projet.

Prendre du recul

Même les managers innovants ont tendance à utiliser les mêmes schémas pour diriger leur société. Il peut s’agir d’habitudes de travail, d’une formation ou du bon vieux principe “tant que ça marche, je ne change rien”. Mais le monde VUCA a pour but de remettre en cause ces principes. Si le contexte change, les anciennes méthodes ne peuvent pas fonctionner efficacement.

Chaque jour, le chef d’entreprise doit alors prendre du recul, se projeter dans l’avenir et s’adapter. Par exemple, les recherches sur internet changent rapidement (protocoles Google, Chat GPT…).

Il faut comprendre l’évolution des marchés pour y apporter la bonne réponse.

Tirer parti du désordre

S’il est impossible de résister aux incertitudes, pourquoi ne pas en faire une force ?

C’est le principal intérêt de l’étude du VUCA. En prenant conscience des contraintes d’un marché, on peut créer un management réactif qui peut y résister.

Pour y arriver, il faut tirer des leçons de chaque échec et trouver une bonne parade. Les cas de piratage informatique explosent. Et si vous preniez les devants en investissant dans une bonne protection ?

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Une bonne méthode consiste à créer de petits groupes de réflexion sur ces sujets.

En renforçant la cohésion autour de ces problématiques, vous pouvez aussi motiver l’équipe à prendre conscience de ces enjeux et à y réagir vite.

Que retenir du VUCA et de son utilité en management ?

VUCA signifie Volatilité, Incertitude, Complexité et Ambiguïté.

Il s’agit d’un système qui détermine les défis à affronter pour mieux s’y préparer.

En étudiant le modèle VUCA vous pouvez développer des stratégies pour protéger votre entreprise et la rendre plus performante :

• Anticiper un marché qui évolue sans cesse
• Réagir aux problèmes en prenant les devants
• Créer des stratégies souples et réactives avec votre team
• Transformer l’incertitude en nouvelles opportunités

Face à un monde VUCA, la meilleure stratégie consiste à créer des systèmes flexibles et très réactifs.

Prévoir de longs projets complexes est risqué avec tant d’inconnues. Mieux vaut travailler sur des circuits courts avec des feedbacks réguliers (méthode Agile).

Le VUCA permet aussi de prendre du recul face à ses méthodes de management : suis-je limité par mes habitudes ? Comment supprimer toute ambiguïté avec mes clients ou mon équipe ? Comment utiliser à mon avantage les nouvelles technologies avant de me faire dépasser ?

En considérant le système VUCA comme une base de travail, vous pouvez développer des projets avec plus de sérénité. Vous ne pouvez pas tout prévoir, mais vous pouvez réagir vite et efficacement.

Cet article a été rédigé par l’équipe d’Everlaab, le média minimaliste n°1 sur la productivité.