Lorsqu’un projet commence à prendre forme, quelques informations suffisent généralement pour commencer à le structurer : ce que l’on cherche à obtenir, les principales actions à mener, leurs échéances et quelques éléments à conserver au fil du projet.
- Dans cet article
- I. Créer et décrire son projet
- II. Définir l’objectif
- III. Transformer le projet en actions
- IV. Visualiser le planning
- V. Voir rapidement où en est le projet
- VI. Conserver les informations utiles dans les notes
- VII. Exporter son planning et ses actions
- VIII. Utiliser les autres outils des Cahiers à partir du même projet
- IX. Prêt à piloter votre projet ?
L’espace projet des Cahiers de l’Innovation permet de réunir ces informations au même endroit. Il ne cherche pas à remplacer un logiciel de gestion de projet destiné à coordonner des dizaines de personnes. Il propose plutôt un environnement simple pour structurer et suivre un projet, tout en donnant accès aux différents outils des Cahiers.
Créer et décrire son projet
La première étape consiste simplement à créer le projet et à renseigner les informations qui permettront de le retrouver et de le qualifier : nom du projet, organisation, secteur, pays, localisation, date de démarrage, site Internet et description.
Une image peut également être associée au projet.
Ces informations ont aussi une fonction plus large dans les Cahiers : le projet constitue le point d’entrée commun à différents outils. Il évite ainsi de ressaisir son contexte chaque fois que l’on utilise une nouvelle fonctionnalité.
Définir l’objectif
Dans la Vue d’ensemble, un champ permet de formaliser l’objectif du projet en répondant à une question volontairement simple :
Quel résultat souhaitez-vous atteindre avec ce projet ?
Il ne s’agit pas nécessairement de rédiger un cahier des charges. Quelques lignes suffisamment précises permettent déjà de conserver le cap du projet et de distinguer l’objectif recherché des actions qui seront ensuite nécessaires pour l’atteindre.
Transformer le projet en actions
L’onglet Actions permet ensuite de construire progressivement le plan d’action.
Pour chaque action, on peut renseigner :
- un titre
- une date de début
- une échéance
- une priorité
- un statut
- et, si nécessaire, quelques précisions
Les statuts permettent de distinguer les actions à faire, en cours ou terminées. Des filtres permettent ensuite de n’afficher que les éléments utiles, notamment les actions restant à terminer.
L’intérêt est de rester à un niveau suffisamment simple pour que le suivi ne devienne pas lui-même une tâche de gestion.
Visualiser le planning
Les mêmes actions peuvent être affichées dans une vue Planning.
Le planning représente leur durée entre leur date de début et leur échéance. Il est possible de passer d’une vue en semaines à une vue en mois et de naviguer entre les différentes périodes.
Une action peut être ouverte directement depuis le planning pour modifier ses dates. Celui-ci se met alors à jour automatiquement.
On retrouve ainsi une logique proche d’un Gantt simplifié, sans avoir à construire séparément un diagramme de planification.
Voir rapidement où en est le projet
La Vue d’ensemble rassemble quelques informations essentielles : nombre d’actions restant à terminer, échéances en retard, actions terminées et prochaines actions.
L’objectif n’est pas de produire un reporting détaillé mais de pouvoir revenir sur un projet après quelques jours ou quelques semaines et comprendre immédiatement ce qui reste à faire et ce qui mérite son attention.
Conserver les informations utiles dans les notes
Un onglet Notes complète le suivi des actions.
Il permet de conserver au même endroit les idées, comptes rendus, décisions ou informations qui apparaissent au cours du projet. Cette distinction entre actions et notes est utile : tout ce que l’on souhaite mémoriser n’est pas nécessairement une tâche à réaliser.
Exporter son planning et ses actions
Les actions peuvent être exportées vers Excel. Le planning peut également être exporté sous forme d’image ou de fichier Excel.
Cela permet par exemple de reprendre un plan d’action dans un document de travail, de transmettre un planning lors d’une réunion ou simplement de conserver une photographie de l’état du projet à un moment donné.
Les modifications des dates et des statuts restent réalisées dans l’espace projet afin d’actualiser automatiquement le planning.
Utiliser les autres outils des Cahiers à partir du même projet
Les outils des Cahiers restent associés au projet.
La gestion des actions et du planning n’est qu’une partie de l’espace projet. L’onglet Outils LCI permet d’utiliser les différents outils proposés par les Cahiers de l’Innovation en conservant le même projet comme point de départ.
L’intérêt est de ne pas traiter séparément la gestion du projet et les réflexions qui l’accompagnent. Au cours de son avancement, un même projet peut par exemple nécessiter de travailler son modèle économique avec le Business Model Canvas, trouver des ressources technologiques, analyser sa maturité, analyser certains risques, rechercher des financements publics ou encore étudier son environnement et ses parties prenantes. Lorsque ces outils sont utilisés depuis l’espace projet, les analyses réalisées restent ainsi rattachées au projet concerné.
Cette logique explique aussi pourquoi la gestion de projet proposée ici reste volontairement simple. Il ne s’agit pas de reproduire les fonctions d’un logiciel spécialisé de gestion de projet, mais de disposer d’un fil conducteur commun : l’objectif du projet, ses actions, son planning et ses notes d’un côté ; les outils mobilisés pour le construire, l’analyser et le faire évoluer de l’autre.
Prêt à piloter votre projet ?
Créez ou sélectionnez votre projet, définissez son objectif, puis ajoutez les premières actions à réaliser. Pour chacune, vous pouvez préciser une date de début, une échéance, une priorité et son état d’avancement.
Au fur et à mesure, le planning se construit automatiquement. Vous pouvez suivre les actions à terminer, repérer les échéances en retard, conserver vos notes et exporter votre plan d’action ou votre planning si vous souhaitez le partager.
Votre projet reste également le point d’entrée vers les Outils LCI : vous pouvez ainsi mobiliser les différents outils des Cahiers au fil de vos besoins, sans repartir de zéro à chaque fois.
L’objectif n’est pas de gérer davantage votre projet, mais de disposer d’un espace simple pour le structurer, le suivre et travailler dessus.